Prozessoptimierung durch vernetzte Software

Ressourcen und Kunden im Griff

Von Hartmut Schumacher · 2022

Das Optimieren von Geschäftsprozessen ist naturgemäß ein wichtiges Thema für Unternehmen. Denn verbesserte Abläufe in der Produktion und in der Verwaltung sorgen für mehr Effizienz und für niedrigere Kosten. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße lässt sich dies ohne Einsatz von vernetzter Software nicht mehr erreichen.

Eine Person füllt ein Dokument auf einem Clipboard aus.
Auch in den Büros lassen sich viele Abläufe digitalisieren. Foto: iStock / megaflopp

Ein entscheidender Bestandteil der Prozessoptimierung in Unternehmen ist die Digitalisierung – und dabei die Software, die beim Verarbeiten der digitalen Daten zum Einsatz kommt. Allen voran hat heute die Software für das Customer-Relationship-Management (CRM) und das Enterprise-Resource-Planning (ERP) eine zentrale Bedeutung. CRM-Systeme speichern nicht nur Kundendaten wie Kontaktinformationen, sondern protokollieren auch Interaktionen wie Brief- und E-Mail-Korrespondenz, Telefonate und Bestellungen. Diese Daten stellt die Software den Unternehmensmitarbeitern auf übersichtliche Weise zur Verfügung, um die Kontaktaufnahme mit den Kunden zu erleichtern und zu beschleunigen. Davon profitieren vor allem die Mitarbeiter in der Kundenbetreuung, dem Vertrieb und dem Marketing. Analysefunktionen ermöglichen es zudem, die gesammelten Kundendaten auszuwerten, um die zukünftigen Verhaltensweisen der Kunden besser einschätzen zu können.

Ressourcenverwaltung mithilfe der Prozessoptimierung durch vernetzte Software

ERP-Lösungen bieten wiederum Unterstützung beim Verwalten der Ressourcen eines Unternehmens – also unter anderem der Materialien, der Geräte, des Kapitals und der Mitarbeiter. Das Ziel dabei: Dafür zu sorgen, dass alle benötigten Ressourcen rechtzeitig und in der erforderlichen Menge zur Verfügung stehen.

Diese Aufgaben lassen sich theoretisch auch mit Stift und Papier oder aber mithilfe von mehreren simpleren Büroprogrammen erledigen. Ein derartiger Low-Tech-Ansatz, bei dem Informationen oft mehrfach eingegeben werden müssen, stößt aber an Grenzen, wenn ein Unternehmen wächst und damit auch die anfallenden Datenmengen immer größer werden.

Die verschiedenen Module eines ERP-Systems – beispielsweise Materialwirtschaft, Personalverwaltung und Finanzwesen – verwenden dagegen eine gemeinsame Datenbasis und können die jeweils benötigten Informationen leicht erfassbar darstellen – wodurch es möglich wird, fundierte Geschäftsentscheidungen in kurzer Zeit zu treffen. Dementsprechend verbreitet sind ERP-Systeme, zumindest bei größeren Unternehmen: Laut dem Statistischen Bundesamt setzen 77 Prozent der deutschen Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten ERP-Software ein.

Internet der Dinge

Das Internet der Dinge stellt für CRM- und ERP-Systeme eine zusätzliche Datenquelle dar, die wertvolle Informationen von Geräten liefert. Beispielsweise sind dies Fertigungsanlagen, die Daten über den Fortschritt der Produktion übermitteln und über den Zustand der Anlagen selbst. Ebenso können Autos technische Störungen oder den Verschleiß an Bauteilen melden, sodass das CRM-System einen Wartungs- oder Reparaturtermin anberaumen kann. Von Smartphones der Kunden können Standortdaten kommen, die sich für Marketing-Kampagnen verwenden lassen.

In smarten Fabriken laufen dank des Internets der Dinge viele Produktionsvorgänge zwar dezentral gesteuert ab. ERP-Systeme liefern aber nach wie vor die betriebswirtschaftlichen Vorgaben für die Produktion. So sorgen sie dafür, dass die Mitarbeiter trotz der Komplexität dieser vernetzten Produktionsstätten die Übersicht behalten.

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